Outdoor Medicine bloeit door de essentiële bijdrage van haar toegewijde instructeurs, die als het hart van de organisatie fungeren. Hun inzet is cruciaal voor het bereiken van de missie en doelstellingen. Om deze sleutelrol te erkennen en te ondersteunen, is een specifiek beleid voor instructeurs ontwikkeld. Dit beleid stelt duidelijke richtlijnen, procedures en verwachtingen vast tussen Outdoor Medicine en hun instructeurs. Dit zorgt voor een open, eerlijke en effectieve samenwerking en helpt bij het aantrekken, inzetten, ondersteunen en behouden van de instructeurs.

Vrijwilligers bij Outdoor Medicine zijn personen die zich belangeloos inzetten voor de activiteiten en doelstellingen van de stichting. Hun vrijwillige betrokkenheid omvat het doneren van tijd, vaardigheden en energie om de missie en initiatieven te ondersteunen. Vrijwilligers krijgen de kans om zich persoonlijk en professioneel te ontwikkelen binnen de domeinen onderwijs, expeditie- en wildernisgeneeskunde, ondersteund door de kennis en ervaring van collega’s. Een veilige en inclusieve werkomgeving wordt gewaarborgd, compleet met adequate dekking voor activiteiten, deelnemers en instructeurs. Daarnaast kunnen instructeurs een vrijwilligersvergoeding ontvangen voor uitgevoerde activiteiten.

Bij Outdoor Medicine geloven we dat onze kracht voortkomt uit de passie, inzet en expertise van iedereen binnen onze organisatie. Samen vormen we een gemeenschap die zich toewijdt aan het bevorderen van gezondheid en welzijn in buitengebieden.

Instructeursbeleid

Dit document is bestemd voor alle instructeurs van Outdoor Medicine, met als doel samen te werken aan een breed scala van activiteiten binnen Outdoor Medicine.

Door je te registreren als vrijwilliger bij Outdoor Medicine, ga je akkoord met de voorwaarden zoals uiteengezet in dit document. Als instructeur verbind je je vrijwillig aan het leveren van diensten ter ondersteuning van de doelstellingen en missie van onze organisatie, welke je tevens onderschrijft. Deze overeenkomst bekrachtigt dat er geen arbeidsovereenkomst bestaat tussen jou en Outdoor Medicine. Dit is essentieel om eventuele misverstanden omtrent de aard van de arbeidsrelatie en de daaraan verbonden rechten en verplichtingen te voorkomen. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) behandelt Outdoor Medicine alle persoonlijke gegevens van instructeurs met de hoogste mate van vertrouwelijkheid en zorg, waarbij gezorgd wordt voor een veilige opslag en verwerking. De gegevens worden enkel gebruikt voor doeleinden die duidelijk gecommuniceerd zijn en waarvoor expliciete toestemming is verkregen. Wanneer de gegevens aangepast moeten worden door een verandering in je persoonlijke situatie dien je dit zelf aan te geven (info@outdoormedicine.org)

De instructeur kan van Outdoor Medicine verwachten dat:

• De stichting heeft geen winstoogmerk en streeft naar een vrijwilligersvergoeding voor haar instructeurs passend bij de geleverde inspanning, echter rekening houdend met de ruimte in de begroting van een specifieke activiteit en de benodigde overhead om de stichting goed te laten functioneren. 
• De stichting zorgt voor passende training en ontwikkelingsmogelijkheden voor instructeurs, inclusief relevante medische cursussen en workshops. 
• Accommodatiekosten voor vrijwilligers die deelnemen aan activiteiten uit naam van de stichting worden vergoed door Outdoor Medicine.
• Door ondertekening van dit formulier word je toegevoegd aan de verzekering die Outdoor Medicine heeft afgesloten bij de VvAA en worden jullie gedekt onder de clausule van ‘Goed werkgeverschap”. Deze verzekering vergoedt de daadwerkelijke (personen)schade als gevolg van ongevallen die op een of andere wijze werk gerelateerd zijn en niet vallen onder de dekking van de Beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Daarmee ben je goed verzekerd bij schade door een ongeval. Verzekerden zijn de werknemers, inclusief uitzendkrachten, stagiairs, waarnemers, vrijwilligers en gedetacheerden. De werkgeversaansprakelijkheid voor verkeersdeelname is eveneens meeverzekerd.
• Alle instructeurs kunnen een korting van minimaal 100 euro krijgen op alle cursussen aangeboden door Outdoor Medicine om expertise en kennis op het gebied van expeditie en wildernisgeneeskunde, of hieraan verwante onderwerpen up-to-date te houden. De instructeur betaalt wel het volledige inschrijfbedrag maar krijgt aan het einde van de cursus wanneer de afrekening wordt opgemaakt de korting terug.   
• Lezingen en workshops op aanvraag worden zo veel mogelijk onder de vrijwilligers verdeeld, waarbij rekening wordt gehouden met de individuele expertise en beschikbaarheid van de instructeurs. 
• De stichting biedt de kans aan instructeurs om te groeien door bijvoorbeeld als instructeur zelfstandig cursussen te draaien of op te zetten indien je hier interesse voor hebt. De organisatie kan ondersteuning bieden bij het ontwikkelen van je vaardigheden en het faciliteren van groeimogelijkheden binnen de organisatie. 
• De stichting kan fungeren als bemiddelaar tussen (commerciële) expedities die op zoek zijn naar medische begeleiding en instructeurs van Outdoor Medicine die op persoonlijke titel worden gevraagd om mee te gaan. (NB: de verzekering van Outdoor Medicine dekt deze werkzaamheden niet)

De instructeur stemt ermee in om: 

• Actief deel te nemen aan Outdoor Medicine-activiteiten, dat houdt in dat instructeurs minimaal een keer per jaar beschikbaar zijn voor een door Outdoor Medicine georganiseerde activiteit zoals bijvoorbeeld een cursus of congres.
• Zijn/haar expertise en kennis op het gebied van expeditie en wildernisgeneeskunde of hieraan verwante onderwerpen up-to-date te houden zowel in de context van onderwijs als medisch advies om professioneel en zorgvuldig uit te kunnen handelen in overeenstemming met de geldende medische standaarden en richtlijnen.
• Te voldoen aan de instructies en richtlijnen van het bestuur met betrekking tot de uitvoering van taken. 
• Te zorgen voor een respectvolle, inclusieve en professionele houding jegens andere vrijwilligers, deelnemers en medewerkers van de organisatie (zie Gedragscode instructeurs).
• Het respecteren van het duurzaamheidsbeleid van Outdoor Medicine en dit uit te dragen door dit sterk mee te laten wegen in praktische en logistieke beslissingen tijdens een cursus of congres zoals bijvoorbeeld vervoer, dieet en duurzaam gebruik materialen. Eventuele wijzigingen in zijn of haar beschikbaarheid tijdig door te geven, zich actief in te zetten voor de gemaakte afspraken en, indien verhinderd, proactief een vervanger te zoeken.
• Het auteurs- en gebruiksrecht van alle lesmateriaal inclusief presentaties ligt bij Outdoor Medicine en Adventure Medicine (de Wilderness Life Support: Medical Professionals (voorheen AWLS®) moederorganisatie).
  • Ad. 1: Er mag geen materiaal in welke vorm dan ook zonder schriftelijke toestemming van bovengenoemde partij(en) gebruikt worden voor eigen doeleinden. Dit omvat ook het delen van materiaal op online platforms of sociale media zonder toestemming. 
  • Ad. 2: De namen WLS:MP en Advanced Wilderness Life Support (AWLS) zijn exclusieve merken van Adventure Medicine en Outdoor Medicine (Stichting Dutch Expedition & Wilderness Medical Society). Gebruik van deze namen is alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van het bestuur. Dit geldt voor zowel officiële communicatie als informele vermeldingen op websites, sociale media en andere promotionele activiteiten. 
• Zich te verbinden om een goede ambassadeur te zijn voor Outdoor Medicine; dit betekent dat hij of zij actief de activiteiten promoot binnen zijn of haar eigen netwerk.
• De organisatie van lezingen, workshops of andere activiteiten met betrekking tot expeditie- en wildernisgeneeskunde op verzoek van derde kenbaar te maken aan het bestuur indien er twijfel kan bestaan over belangenverstrengeling of over misrepresentatie van Outdoor Medicine als organisatie door de vrijwilliger. Dit stelt de organisatie in staat om de samenwerking te coördineren, de kwaliteit van de activiteit te waarborgen en het gebruik van merknamen en materiaal te controleren. 
• Tijdens het verzorgen van lezingen (evenementen of conferenties), presentaties of andere activiteiten voor Outdoor Medicine altijd gebruik te maken van het officiële logo en de huisstijl. Deze sjablonen zijn te downloaden op het instructeursportaal van de website en kunnen worden opgevraagd bij het bestuur.
  • Ad. 3: Voor het gebruik van de huisstijl van Outdoor Medicine buiten activiteiten die namens de organisatie worden uitgevoerd, is schriftelijke toestemming van het bestuur vereist. 
• Zich te houden aan de richtlijnen en kwaliteitsstandaarden die zijn vastgesteld door Outdoor Medicine met betrekking tot redactionele werkzaamheden. Dit omvat onder andere het waarborgen van nauwkeurigheid, relevantie, consistentie en de juiste taal (Nederlands versus Engels) in de geproduceerde inhoud. 
  • Ad. 4: Het auteurs- en gebruiksrecht van alle redactionele inhoud, inclusief artikelen, blogs en andere geschreven materialen, ligt bij Outdoor Medicine. Er mag geen materiaal in welke vorm dan ook zonder schriftelijke toestemming van Outdoor Medicine worden gebruikt voor eigen doeleinden. 
  • Ad. 5: Indien de vrijwilliger benaderd wordt door een derde partij voor publicaties of het delen van redactionele inhoud die gerelateerd is aan de werkzaamheden bij Outdoor Medicine, dient dit kenbaar gemaakt te worden aan het bestuur. Dit stelt de organisatie in staat om de samenwerking te coördineren en de kwaliteit van de inhoud te waarborgen. 
• Zich ertoe te verbinden alle vertrouwelijke informatie betreffende collega’s of deelnemers, verkregen gedurende de uitvoering van vrijwilligersactiviteiten, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden bekend te maken. Openbaarmaking van dergelijke informatie is uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokken persoon. Deze verplichting tot het bewaren van vertrouwelijkheid blijft onverminderd van kracht ook na de beëindiging van de overeenkomst tussen de instructeur en de organisatie, in overeenstemming met de vertrouwelijkheidsprincipes vastgelegd in de Eed van Hippocrates, zoals afgelegd door medisch professionals.
• Voor de uitgevoerde werkzaamheden zal geen salaris worden uitgekeerd; in plaats daarvan wordt een vrijwilligersvergoeding verstrekt. Deze vergoeding is bedoeld om eventuele kosten te compenseren die voortvloeien uit de bijdrage aan de activiteiten. Het exacte bedrag van de vrijwilligersvergoeding kan per activiteit verschillen, waarbij een vastgesteld maximumbedrag niet overschreden zal worden. De hoogte van de vergoeding wordt in samenspraak met de cursusdirecteur of de verantwoordelijke voor de betreffende activiteit bepaald.
• De vergoeding te melden aan de belastingdienst als ‘overige inkomsten’ indien deze buiten de wettelijk gestelde grenzen valt van vrijwilligersvergoeding. Voor 2024 geldt een maximum van € 2.100/jaar. Dit is de verantwoordelijkheid van de instructeur daar het bedrag per keer lager kan zijn dan het maximum en Outdoor Medicine dus geen belasting inhoudt op de vergoeding.

Beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst 

• Een vrijwilliger kan ten alle tijden de overeenkomst opzeggen zonder opgaaf van reden. 
• Indien gedurende een periode van drie jaar geen activiteiten worden ondernomen door de instructeur ten behoeve van Outdoor Medicine, zal deze overeenkomst automatisch worden beëindigd. De vrijwilliger zal niet afzonderlijk worden geïnformeerd over het verstrijken van de overeenkomst. Indien de vrijwilliger in de toekomst opnieuw interesse toont in het vervullen van een rol als instructeur, dient deze zijn of haar belangstelling opnieuw kenbaar te maken aan het bestuur. Het staat het bestuur vrij om naar eigen inzicht te beslissen over het al dan niet accepteren van deze hernieuwde interesse.
• Het bestuur kan besluiten een overeenkomst met een vrijwilliger te ontbinden vanwege disfunctioneren en/of het schenden van de gedragscode (zie document OM – gedragscode instructeurs). Het oordeel van het bestuur is bindend.